Mit 10 Tipps zur (fast) leeren E-Mail Inbox

Kennen Sie den Anblick eines überlaufenden Posteingangs? Dann gehören Sie zu den Menschen, die ihre Mailbox einfach nicht mehr im Griff haben. Überwältigend, oder? And not in a good way … Hin und wieder geschieht es da sogar dem ein oder anderen, dass eine eigentlich wichtige E-Mail in den Tiefen des Posteingangs untergeht und vergessen wird – ärgerlich! Aber vermeidbar! Immer mehr Menschen erreichen den Zustand „Inbox Zero“, dessen Name schon fast so sagenumwoben ist wie der des ebenfalls ‚reinen’ Geisteszustandes Nirwana. Nur ist er (hoffentlich) dann doch etwas einfacher zu erreichen. Hier finden Sie die besten Tipps zum effektiven Management („Reinigen“) Ihrer Inbox.

 

1. Ordner sind das halbe Leben!

Der vielleicht wichtigste Schritt zum Sortieren der E-Mails in Ihrem Postfach ist das Anlegen von Ordnern. Je nachdem, ob es sich um einen privaten oder beruflichen E-Mail-Account handelt, den Sie in den Griff bekommen wollen, können sich die Ordner natürlich unterscheiden. Klassisch ist es, E-Mails nach Absendern zu sortieren, dies geht natürlich bei Freunden ebenso wie bei Business-Kontakten. Zusätzlich zu den Ordnern kann man dann direkt auch Filter einrichten, so dass die entsprechenden Mails sofort im richtigen Ordner landen und gar nicht erst den Umweg über den allgemeinen Posteingang machen. Weitere Ordner können außerdem sein ‚Beantworten’ (oder auch ‚Dringend beantworten’) für Mails, auf die Sie (schnellstmöglich) eine Antwort verfassen müssen, ‚Bearbeiten’ für Mails, die Sie zwar nicht beantworten müssen, deren Inhalt sie aber noch verwenden (z. B. in ein Dokument einarbeiten) müssen, ‚Lesen’ für Mails, die sie weder beantworten noch bearbeiten müssen sondern nur lesen wollen/müssen und ‚Archivieren’ für Mails, deren Inhalt sie aufheben wollen.

2. Auch mal ‚im Keller’ ausmisten!

Dieses ‚Aufheben’ von Mails ist auch einer der Gründe, warum man seinen Posteingang oft nie ganz geleert bekommt. Denn ‚unten’ in der Inbox sammeln sich oft Mails, die in keinen vorhandenen Ordner passen, weil sie vielleicht von einem einmaligen Kontakt stammen oder ein Thema behandeln, das Sie sonst eher nicht beschäftigt. Trotzdem ist der Inhalt für Sie interessant und Sie möchten ihn aufbewahren. Dies geht aber auch auf andere Art und Weise als mit Ihrem Mailprogramm! Eine Möglichkeit wäre es, den Text der Mail einfach in ein Word-Dokument zu kopieren und das Dokument auf ihrem Computer zu speichern. Solche Dokumente sind nämlich zum längerfristigen Speichern von Texten gedacht, E-Mails hingegen sind es nicht. Viele E-Mail-Programme haben auch eine ‚Archivieren’-Funktion, die Ähnliches leistet.

3. Wirklich News oder doch nur Junk?

Bestellen Sie alle Newsletter ab, die Sie nicht wirklich benötigen. Oft muss man bei der Erstanmeldung in einem neuen Online-Shop oder in einem Forum dem Empfang von Newslettern zustimmen. Dann trudeln diese wöchentlich oder sogar öfter ein und versperren einem die Sicht auf die wichtigen Mails. Machen Sie sich einmal die Mühe, diese Nachrichten zu öffnen, nach unten zu scrollen und den Newsletter abzubestellen. Ihr Posteingang wird es Ihnen danken und Sie ersparen sich in Zukunft das Löschen von (eigentlich) unerwünschter Werbung.

4. Aller guten Dinge sind drei!

Manche Menschen scheinen zu vergessen, dass es außer E-Mails auch noch andere Mittel der Kommunikation gibt. E-Mails scheinen so einfach und schnell, doch oft ist persönlicher Kontakt um ein Vielfaches schneller und effektiver! Insbesondere wenn zu einem Thema bereits mehrere Mails hin und her geschickt wurden, ohne dass man zu einem Ergebnis gekommen wäre, ist der Griff zum Telefonhörer angesagt. Die goldene Zahl drei ist eine gute Wahl für die Obergrenze an ausgetauschten Mails (pro Beteiligtem), bis man den persönlichen Kontakt suchen sollte.

5. Regelmäßige Treffen nutzen!

Findet persönlicher Kontakt sowieso in regelmäßigen Abständen statt (z. B. bei wöchentlichen Meetings), sollten Sie die dort Anwesenden bitten, Ihnen nur in Notfällen E-Mails zu schicken. Gleichfalls sollten Sie Anliegen, die Sie an die dort anwesenden Personen haben, in einer Liste sammeln und in (oder auch nach) dem Treffen persönlich klären statt per Mail. Seien Sie ehrlich, was die Dringlichkeit Ihrer Anliegen betrifft! Vieles kann auch ruhig mal eine Woche warten und diese Woche gibt Ihnen gleichfalls Zeit, andere akute Aufgaben zu erledigen.

6. Konversationen bündeln!

Leider (oder eher zum Glück, das ist wohl Ansichtssache) ist nicht jeder im effektiven und tagtäglichen Umgang mit E-Mails erprobt. Viele benutzen weder die ‚Antworten’- noch die ‚An Alle’-Funktion und so kann es passieren, dass sich im Posteingang mehrere E-Mails ansammeln, die aber eigentlich alle zu ein und derselben Diskussion gehören. Für solche Fälle gibt es z. B. in Outlook die ‚Unterhaltungs’-Funktion. Sie können aber auch einfach manuell ältere Mails einer Diskussion löschen nur die neuesten behalten.

7. Muss man alles wissen?

Gerade im Berufsleben bekommt man viele E-Mails nur zur Kenntnis bzw. als Kopie (in CC), weil der Sender glaubt, dass einen das Thema auch interessieren könnte bzw. sollte. In der Regel ist man aber, sofern man nicht selbst der Adressat ist, nicht in die Diskussion bzw. den Vorgang involviert und muss die fragliche Mail weder beantworten noch bearbeiten. Ein rigoroser, aber effektiver Schritt kann daher sein, E-Mails, die nicht an einen selbst adressiert sind erst gar nicht zu lesen.

8. Jedes Ding hat seine Zeit…

Das gilt auch für das Bearbeiten von E-Mails. In der Regel sollte eine einmal geöffnete Mail so behandelt werden, dass sie danach nicht noch einmal geöffnet werden muss. Beantworten, Bearbeiten oder Archivieren. Vermeiden Sie wiederholtes Lesen von Mails. Damit sparen Sie im Endeffekt auch Zeit. Außerdem sollten Sie feste Zeitfenster für das Bearbeiten Ihrer Inbox festlegen (z. B. zwei mal am Tag 90 min) und nicht jeder Zeit und zwischendurch checken, ob was Neues gekommen ist. In der Regel ist nichts so wichtig, dass es nicht einen halben Tag lang warten kann und falls doch, wird man versuchen, Sie anderweitig zu erreichen.

9. Nicht alles x-mal schreiben!

Eine andere Möglichkeit, beim Bearbeiten Ihrer E-Mails Zeit zu sparen ist das Verwenden von Satzbausteinen (z. B. Quicktext) oder Erstellen von Vorlagen, falls Sie oft die gleichen Informationen an unterschiedliche Empfänger versenden müssen. Dies kann z. B. bei Kundenanfragen dazu führen, dass diese innerhalb von Sekunden ausführlich beantwortet werden können. Ein Gewinn auf beiden Seiten!

10. Weg ist weg!

Und zu guter Letzt: Auszeit ist Auszeit! Das gilt für den Feierabend genauso wie für den Urlaub (oder im schlimmeren Fall Krankheit). Für letzteren ist es darüber hinaus sinnvoll, einen Abwesenheits-Klienten einzurichten, der Ihre Mail-Kontakte darauf hinweist, wie lange Sie nicht im Büro sein werden. Von wiederholten Nachfragen werden diese dann (in der Regel) bis zum angegebenen Termin abwarten. Um sich selbst einen Gefallen zu tun, richten Sie den Klienten so ein, dass er den ersten Tag ihres Wiedereinstiegs noch als abwesend angibt, so haben Sie einen Tag Luft um die angefallene Post in Ruhe zu bearbeiten. Viel Erfolg!

Das könnte Dich auch interessieren …